Quy trình SPIN trong nghệ thuật đặt câu hỏi

Có một người đàn ông đi vào cửa hàng định mua một thứ lặt vặt nào đó cho vợ. Nhưng sau một tiếng rưỡi, ông ta đã mua phân nửa các loại sản phẩm ở gian bán đồ câu cá và còn mua thêm cả cái ô tô cũ của giám đốc cửa hàng.
Bên ngoài nhìn vào, có vẻ như người bán hàng không làm điều gì đặc biệt. Anh ta chỉ đưa ra những câu hỏi, còn khách hàng tự kể những món đồ này cần thiết như thế nào đối với ông ta. Có thể nói, đây là một ví dụ điển hình về việc sử dụng quy trình SPIN do người sáng lập ra nhóm nghiên cứu Huthwaite Inc. - Neil Rackham, đưa ra.
Không gây sức ép
Để thuyết phục được khách hàng trong một thương vụ mua bán lớn không dễ dàng chút nào. Gây sức ép không phải là một sự lựa chọn tối ưu. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng quy trình SPIN làm đẩy nhanh tiến trình và đưa khách hàng đi đến quyết định có lợi cho mình.
Hiển nhiên, bán hàng cũng có năm bảy loại và những quy trình được sử dụng để bán những đồ lặt vặt không giống với những mặt hàng có giá trị. Những “vụ mua bán lớn” có những đặc điểm riêng. Đây chưa chắc đã phải là những thương vụ trị giá hàng tỷ đô la, mà có thể chỉ là việc bán những đồ vật có giá trị đối với người mua. Đối với ai đó, có thể chỉ là cái tủ lạnh. Trong những trường hợp này, để đi đến quyết định người mua thường đi lại gặp gỡ với người bán hàng nhiều lần.
Để đưa ra quy trình SPIN, Neil Rackham đã phải quan sát trong nhiều năm hành vi của những người bán hàng đã thành công trong những thương vụ lớn. Về bản chất SPIN – là nghệ thuật đặt những câu hỏi cần thiết theo một trình tự nhất định. Theo Neil Rackham, những người bán hàng thành công thường tích cực sử dụng bốn dạng câu hỏi: tình hình (Situation), vấn đề (Problem), gợi ‎ý (Implication) và định hướng (Need-payoff). SPIN là chữ cái đầu tiên của bốn dạng câu hỏi này bằng tiếng Anh.
Rackham đã đi ngược lại với phương pháp bán hàng gây sức ép rất phổ biến ở Mỹ. Theo ông, đầu tiên người bán hàng phải chăm chú nghe người mua nói và đặt những câu hỏi đúng chứ không phải tấn công khách hàng - những người còn chưa hình dung ra sản phẩm/dịch vụ này cần thiết như thế nào đối mình - với những câu hỏi kiểu như: “Khi nào thì có thể mang đến cho anh/chị? Hôm nay hay ngày mai?”.
“Tôi kinh doanh những mặt hàng lặt vặt trong vài năm. Đó là những chi tiết trong các đồ điện tử, bóng đèn, pin. Khi tôi quyết định chuyển hướng kinh doanh sang bán những mặt hàng điện tử sinh hoạt, thì những nhân viên của tôi vấp phải khó khăn. Cách bán hàng gây sức ép không hiệu quả", giám đốc nhân sự một hệ thống các cửa hàng điện tử nói, "Chúng tôi nghiên cứu quy trình SPIN và tập huấn cho các nhân viên của mình. Trong ba tháng đầu tiên, năng suất bán hàng tăng từ 5-8%. Nếu so sánh với giai đoạn bán hàng trước, thì kết quả này là chấp nhận được đối với chúng tôi”.
Thu thập thông tin
Dạng câu hỏi thứ nhất được các nhân viên bán hàng sử dụng trong những cuộc gặp gỡ đầu tiên với khách hàng là câu hỏi tình hình. Mục đích của chúng – thu nhận thông tin về khách hàng. Trước khi đi vào phần chính của cuộc hội thoại, cần phải tìm hiểu thông tin về người mua và công việc của anh ta.
Ví dụ, nếu đây là một vụ mua bán căn hộ: “Anh/chị đã sống ở thành phố này lâu chưa? Anh/chị đã bao giờ mua căn hộ chưa? Diện tích như thế nào là phù hợp với anh/chị?”. Còn nếu bạn là chủ một công ty đào tạo kinh doanh: “Công ty của anh/chị hoạt động trong lĩnh vực nào? Có bao nhiêu nhân viên? Những ai là khách hàng của anh/chị? Ai là đối thủ cạnh tranh?”.
Nguồn thông tin sơ bộ không nhất thiết là từ cuộc nói chuyện trực tiếp mà có thể là những hợp đồng, các bản báo cáo, hoặc bất cứ một tài liệu cần thiết nào khác. Neil Rackham viết trong cuốn sách “SPIN: Chiến lược tiếp cận với khách hàng trong những thương vụ mua bán lớn” rằng: phải cẩn trọng khi sử dụng những câu hỏi tình hình, vì nếu đặt quá nhiều câu hỏi, thì có thể tạo cho khách hàng cảm giác buồn chán, dị ứng thậm chí là phản kháng.
Ngoài ra, tốt nhất câu hỏi tình phải được dùng với đúng “đối tượng”. Đó chưa chắc đã phải là tổng giám đốc hoặc thư k‎ý, bạn phải tìm trong công ty khách hàng những người sẵn sàng nghe và biết rõ về vấn đề bạn định hỏi.
Sau khi, tình hình đã được làm rõ, bạn có thể sử dụng dạng câu hỏi tiếp theo: câu hỏi vấn đề.
Tìm kiếm vấn đề
Những người bán hàng chưa có kinhnghiệm thường đặt ra hàng loạt các câu hỏi tình hình đối với các khách hàng tiềm năng và rất sợ câu hỏi vấn đề. Và thông thường, họ thường thay thế bằng việc giới thiệu dông dài về sản phẩm/dịch vụ của mình. Điều này chắc chắn sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả của cuộc gặp gỡ.
Thực ra, người bán hàng cần phải làm sáng tỏ: khách hàng còn không hài lòng với sản phẩm/dịch vụ ở những điểm nào. Vì vậy, ở đây không thể thiếu những câu hỏi vấn đề. Ví dụ: “Anh/chị có hài lòng với sản phẩm/dịch vụ đang được sử dụng không?”.
Nếu là một thương vụ không lớn lắm, chỉ cần một cuộc gặp gỡ là đủ, thì càng nhiều câu hỏi vấn đề bao nhiêu càng dễ bán được hàng bấy nhiêu. Còn trong một vụ mua bán có giá trị lớn, thì số lượng câu hỏi lại không ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng. Trong trường hợp này, người bán hàng có nhiệm vụ thu thập từ người mua thông tin về những điều họ chưa được hài lòng, những khó khăn của họ, hay nói cách khác quan điểm của khách hàng về tình hình thực tại xung quanh sản phẩm/dịch vụ mà bạn định bán.
Bên cạnh đó, cần tránh những câu hỏi vấn đề vô vị: “Anh/chị có hài lòng với mức độ bán hàng hiện nay của công ty mình không?”, vì bạn có thể sẽ nhận được những câu trả lời mang nặng sắc thái cảm xúc: “Thật khủng khiếp, chúng tôi đang không biết, cần phải làm gì bây giờ!”, hoặc một câu trả lời không biểu lộ điều gì: “Tất nhiên là có vấn đề, nhưng nói chung thì mọi việc không có gì đáng phàn nàn”.
Cũng dễ hiểu, không phải người mua nào cũng sẵn sàng chia sẻ với nhân viên bán hàng những vấn đề của mình. Để đạt được điều này, phải biết cách gây thiện cảm với khách hàng ngay từ đầu cuộc nói chuyện. Trong bất cứ khoảng khắc của cuộc hội thoại, nếu xuất hiện thông tin rằng có vấn đề tồn tại, thì phải lập tức chuyển sang câu hỏi gợi ý.
Giai đoạn thứ ba là công đoạn phức tạp nhất. Sau khi nhận được tín hiệu rằng có vấn đề tồn tại, người bán hàng sử dụng phương pháp SPIN cần phải tạo ra cho khách hàng sự nhận thức rõ ràng rằng: vấn đề nghiêm trọng đến nỗi có thể ảnh hưởng đến công ty của anh ta trong tương lai, hoặc thậm chí tương lai của công ty anh ta sẽ thật tồi tệ. Với sự trợ giúp của các câu hỏi gợi ‎ý, nhân viên bán hàng buộc khách hàng cảm thấy sự khủng khiếp của những hậu quả.
Cấu trúc của những câu hỏi gợi ‎ý có thể như sau: “Nếu để vấn đề này tiếp diễn, thì liệu công ty anh/chị có thể sẽ phải gánh chịu những hậu quả nào?”. Có nghĩa, bạn giúp khách hàng liên hệ đến những hậu quả tức thời nếu vấn đề không được giải quyết.
Neil Rackham kể rằng chính ông cũng từng bị “sập bẫy” bởi những câu hỏi gợi ý trong quy trình của mình. Và kết quả là ông đã mua một chiếc ô tô mới. Neil Rackham sử dụng chiếc ô tô midl-class được vài năm. Một lần, ông gặp một người bạn, người này hỏi ông: “Anh đã sử dụng chiếc ô tô này lâu chưa? Chắc hẳn sau một thời gian sử dụng dài như thế, chiếc ô tô thường xuyên gặp sự cố?”. “Đôi khi”, Neil trả lời. “Có bao giờ vì thế mà anh đến chậm trong một buổi gặp gỡ quan trọng nào đó không?”. Neil bực tức nhớ lại một trường hợp như vậy. “Thế đã bao giờ vì đến chậm mà hợp đồng kinh doanh của anh bị hỏng chưa? Khi mất hợp đồng kinh doanh, kinh tế gia đình anh có vì thế mà bị ảnh hưởng không?”. Và sau khi kết thúc cuộc nói chuyện, Neil thấy có nhu cầu cần phải lập tức đến salon ô tô, vì cảm thấy nếu không có một chiếc ô tô mới, thì mạng lưới khách hàng, thu nhập, và thậm chí cả gia đình ông có thể sẽ bị đe dọa.
Thêm nữa, chính vì những câu hỏi gợi ‎ý này mà nhiều nhân viên bán hàng không thích sử dụng quy trình SPIN. Theo họ, chúng có thể đẩy khách hàng đến trạng thái “tất cả đều tồi tệ, cuộc sống đã chấm hết”, mà điều này thì không được hợp đạo đức lắm.
Điểm chốt
Và cuối cùng khi khách hàng nhận thấy toàn bộ thảm họa trong vấn đề của mình, thì một nhân viên bán hàng chưa nắm vững quy trình SPIN hoặc chưa có kinh nghiệm lắm sẽ phản ứng như thế nào? Chắc hẳn, anh ta sẽ sung sướng giới thiệu sản phẩm/dịch vụ của mình với tất cả những ưu điểm của nó. Điều này cũng không hoàn toàn đúng.
Theo các nghiên cứu của nhóm Huthwaite Inc., thì cuộc gặp gỡ giữa nhân viên bán hàng và khách hàng sẽ hiệu quả hơn nếu khi nói chuyện, bằng một loạt các câu hỏi định hướng, nhân viên bán hang gợi ‎ý khách hàng phải tự nói về những ưu điểm và lợi ích của thương vụ mua bán này. Lấy vì dụ về vụ mua ô tô trên, người bạn của Neil Rackham có thể hỏi: “Thế liệu với một chiếc ô tô mới có giải quyết được những vấn đề của anh không? Anh nghĩ thế nào, anh sẽ được những gì? Chiếc ô tô mới có thể giúp được gì anh trong cuộc sống không?”.
Nói chung, thì số lượng câu hỏi dạng này hoặc dạng khác phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Sẽ không thông minh nếu đưa ra các câu hỏi tình hình khi khách hàng cảm thấy khó chịu vì bị soi mói. Nhưng kỹ năng cảm nhận tình thế, làm cho khách hàng thấy thoải mái nhất, chỉ có thể có được cùng với kinh nghiệm và thời gian.
Những câu hỏi dẫn đến hành động mua hàng
Câu hỏi tình hình (Situation)
– Công ty anh/chị có bao nhiêu nhân viên?
– Anh/chị đang sử dụng thiết bị nào?
– Anh/chị đã mua hẳn thiết bị này hay đang thuê?
– Anh/chị đã sử dụng thiết bị này lâu chưa?
– Ai là người chịu trách nhiệm về chất lượng của thiết bị được mua?
Câu hỏi vấn đề (Problem)
– Anh/chị có hài lòng với mức lợi nhuận hiện tại của công ty không?
– Chắc với thiết bị này khó lòng đạt được định mức công việc cần phải có sự chính xác cao như thế này?
– Sau một thời gian sử dụng thiết bị lâu như thế, anh/chị đã gặp phải trục trặc nào chưa?
– Sự trục trặc nào khó giải quyết nhất?
Câu hỏi gợi ‎ý (Implication)
– Vì những trục trặc này chắc lợi nhuận của công ty sẽ bị ảnh hưởng?
– Vì lợi nhuận giảm, anh/chị có buộc phải giảm bớt tiền thưởng hoặc quyết định tăng lương cho nhân viên không?
– Điều này chắc làm các nhân viên không được hài lòng?
– Trong trường hợp như thế, liệu họ có bỏ đi tìm việc khác không?
Câu hỏi định hướng (Need - payoff)
– Nếu mua thiết bị này thì có giúp ích được gì cho anh/chị không?
– Tại sao điều này lại có lợi?
– Anh/chị nói gì về việc tăng chất lượng sản phẩm/dịch vụ?
– Có bõ công không, nếu các sự cố ít đi và chi phí cho lĩnh vực này sẽ giảm tới 10%?
– Sếp của anh/chị có thể quan tâm đến điều gì ở những thiết bị mới?

Nguồn : http://yume.vn/thuonggia8x/article/quy-trinh-spin-trong-nghe-thuat-dat-cau-hoi.35AD0EF2.html

Tăng trưởng tín dụng là gì?

Tăng trưởng tín dụng là sự tăng lên của các khoản cho vay cho khối tư nhân, cá nhân, tập thể hoặc tổ chức công cộng.

Công thức tính

Khối lượng cho vay kỳ N
^{_________________________________}- 1
Khối lượng cho vay kỳ N-1

Khối lượng cho vay (tín dụng) có liên hệ mật thiết với M2 money supply. Mức tăng của credit growth và money supply cũng xấp xỉ nhau.

Tăng trưởng tín dụng được Ngân hàng trung ương thống kê; tuy nhiên, ở Việt Nam tiếp cận những thông tin như vậy hơi khó, hoặc không kịp thời, không đều đặn. Những dữ liệu lịch sử dễ tìm thấy ở trang web của Asian Development Bank và International Monetary Fund.

Hướng dẫn làm slide bảo vệ luận văn

Sắp tới ngày bảo vệ luận văn, nhiều bạn vẫn còn đang loay hoay với chương trình Power Point để làm slide trình diễn. Bài viết sau đây sẽ giúp các bạn có đươc một slide ưng ý. Chúc các bạn chuẩn bị tổt để bảo vệ thành công.

Hướng dẫn sử dụng PowerPoint.

Bạn có thể cần 1 quyển sách, hay có thể tự mày mò cách sử dụng bởi nó rất dễ dàng & quen thuộc như Word thôi. Hoặc bạn cũng có thể tham khảo một số địa chỉ sau:

• PowerPoint 2002 Tutorial
• PowerPoint 2003 Tutorial
• Microsoft.com - Giaotrinhdientu

Ngoài ra, bạn cũng có thể tải Tài liệu hướng dẫn học Microsoft PowerPoint bằng Tiếng Việt tại website của Bộ GDDT.

Microsoft PowerPoint là chương trình giúp tạo tập tin trình diễn (slide) tương đối đơn giản nhưng hiệu quả thì lại rất cao. Bạn có thể đưa lên màn hình trình chiếu rất nhiều loại thông tin khác nhau, nào là hình ảnh, âm thanh rồi đến văn bản, bảng tính, biểu đồ… Để giúp bạn có thêm tài liệu học tập và tham khảo về cách tạo slide cũng như cách sử dụng Microsoft PowerPoint. Kỳ này, xin giới thiệu với bạn một cuốn sách điện tử bằng tiếng Việt hoàn toàn hướng dẫn bạn học Microsoft PowerPoint rất trực quan, cụ thể và chi tiết. Với tài liệu này, bạn có thể nhanh chóng hiểu và sử dụng tốt chương trình Microsoft PowerPoint để tạo các báo cáo trình chiếu điện tử, hoặc soạn giáo án điện tử dùng trong giảng dạy. Tài liệu hướng dẫn học Microsoft PowerPoint do Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo biên soạn. Nội dung chính của tài liệu này gồm: - Giới thiệu Microsoft PowerPoint. - Trình diễn đơn giản: Cách khởi động PowerPoint, tạo một trình diễn mới, trình diễn slide, ghi tập tin trình diễn lên đĩa, thoát khỏi môi trường làm việc. - Xây dựng các slide: Quản lý các slide, đưa thông tin lên slide, thiết lập hiệu ứng trình diễn, cửa sổ sorter, kỹ thuật trình diễn, in ấn, câu hỏi và bài tập. - Sử dụng các template và thiêt lập slide master: Sử dụng các mẫu slide định dạng sẵn (template), slide master, câu hỏi và bài tập. - Một số thuật ngữ tiếng Anh: Giới thiệu đến bạn một số thuật ngữ tiếng Anh mà bạn thường hay gặp phải khi sử dụng Word và PowerPoint. Tài liệu này có dung lượng file nén là 924 KB. Bạn tải về dùng miễn phí từ địa chỉ sau đây: http://www.edu.net.vn/Documents/DownloadWizard.aspx?tabindex=1&tabId=6&mid=52&tid=181&iid=390

Mách nhỏ với bạn, OFFICE 2007 mới ra hiện nay có rất nhiều tính năng hay hơn hẳn, xứng đáng để bạn sử dụng làm slide nếu bạn là dân chuyên nghiệp. Còn nếu không, hãy an phận với OFFICE 2003.

Chọn template cho slide.

Đây là công việc không kém khó khăn. Để chọn một mẫu ưng ý thật là khó. Nhất là phải thỏa mãn các yêu cầu bạn đề ra như đẹp, thẩm mỹ, màu sắc phù hợp với tính cách... Những template mẫu trong PowerPoint dường như quá nhàm chán. Nhất là bạn lại không muốn đụng hàng với ai đó.

Xin giới thiệu với bạn những trang web sau, nơi cho phép bạn tha hồ lựa chọn những mẫu ưng ý cho riêng mình.

• http://www.freeppttemplates.com/
• http://www.indezine.com/powerpoint/templates/freetemplates.html

You are provided free access to Indezine member downloads -- the current user name:password details are:

user name: holidays
password: enjoy

Bạn có thể chọn mẫu theo chủ đề hoặc theo màu sắc. Cực kì nhiều mẫu cho bạn lựa chọn.

Colors:		| Categories

Một vài kinh nghiệm nhỏ.

Thứ Hai tới, 18/6/2007, tớ cũng phải Bảo vệ Luận văn. Trước đó thì đã có một buổi bảo vệ thử. Và sau đây là một vài kinh nghiệm nhỏ của tớ muốn chia sẻ cho các bạn. Hy vọng rằng chúng sẽ giúp ích được cho nhiều người.

Chọn slide màu sáng. Do các máy chiếu ở trường toàn hàng "chất lượng cao" nên hình ảnh rất mờ, màu sắc tối om. Vì thế bạn không nên chọn slide màu xanh sẫm, chữ trắng. Nên chọn slide có nền màu trắng, vàng nhạt, xanh da trời... Nên kiểm tra lại slide dưới điều kiện thật, hoặc thử vặn màn hình về độ tối nhất xem có bị ảnh hưởng nặng nề không? Cần thiết thì bạn nên chuẩn bị 2 slide, một cái màu sắc, một cái chỉ có chữ đen, nền trắng để dự phòng trường hợp xấu nhất.

Chọn màu & font chữ. Nên chọn chữ đen, làm nổi bật chữ trên nền trắng là tốt nhất. Bạn có thể Insert a shape để tạo 1 hình vẽ làm nền cho chữ, nhớ chọn màu nền của hình mờ dần. Như vậy bạn vẫn giữ được mẫu nền slide đã chọn, mà vẫn làm nổi chữ lên. Font chữ nên chọn loại thông dụng, cần thiết thì embed font kèm theo. Đối với bảng biểu, hình vẽ dễ bị thay đổi kích thước, màu sắc do máy không tương thích, bạn có thể chuyển nó sang dạng ảnh bitmap rồi nhúng trở lại slide dưới dạng ảnh.

Giới hạn số slide. Tốt nhất không nên làm quá nhiều slide. Theo tớ chỉ nên 16 slide là đẹp. Khi in handout thì nên in 2 slide trên 1 trang. Nên sắp xếp theo thứ tự trình bày, đừng sử dụng link để chuyển slide.

Không tham tạo hiệu ứng cho slide. Càng đơn giản càng tốt. Tốt nhất nên để slide trơn, không tự chạy. Bạn sẽ dễ dàng làm chủ slide khi muốn lật slide trong lúc đang trình bày. Người xem cũng không bị hoa mắt khi hình ảnh, chữ cứ bay nhảy liên tục trên màn hình.

Bài trình bày đi kèm slide. Do thời gian trình bày chỉ 10-15ph. Bạn chỉ nên tóm tắt những nội dung chính của luận văn. Những gì trên slide đã có không nên đọc lại mà đi vào phân tích sâu hơn 1 chút. Chỉ phân tích 1 vài vấn đề trọng tâm. Tốt nhất là nên viết ra. Độ dài tối đa chỉ nên khoảng 4 trang A4. Đừng dài hơn nếu không sẽ không đủ thời gian. Bạn cũng nên ghi hẳn chú thích vào trong bài trình bày, đoạn nào cần nghỉ, chuyển slide. Như vậy khi trình bày bạn sẽ không bị quên do bối rối.

Ngoài ra, cần một số chú ý như bạn nên đến sớm để kiểm tra máy móc có tương thích? Nếu phải copy slide vào máy tính qua USB, nhớ rằng máy tính luôn có nguy cơ nhiễm virus, nó có thể làm hỏng slide của bạn, rồi USB có thể hỏng... Nên chuẩn bị dự phòng slide như copy vào nhiều USB, dùng trình nén file như WINRAR để nén slide lại (tránh hỏng slide).

Trên đây là một vài kinh nghiệm nhỏ muốn chia sẻ cùng các bạn. Chúc các bạn có một buổi bảo vệ thành công tốt đẹp. Ai cũng được 10 điểm bảo vệ (trong đó có tớ!).

© Nguyễn Quang Sơn -10/06/2007

Nguyên tắc SMART trong nghệ thuật quản lý thời gian hiệu quả

Cuộc sống ngày nay với sự đòi hỏi ngày càng cao trong công việc bắt buộc chúng ta phải có kỹ năng làm việc tốt để có thể thích nghi được với nó, đạt được kết quả cao trong công việc cũng như cân bằng được cuộc sống cá nhân và gia đình. Tuy nhiên, với quỹ thời gian bất biến thì không phải lúc nào chúng ta cũng có thể giải quyết hài hoà được việc này. Mỗi ngày có 24 tiếng, một tuần có 7 ngày, 1 tháng có 30 ngày và một năm qua đi chỉ sau 365 ngày. Vậy thì tại sao trong một chứng mực thời gian nhất định, có người chẳng làm nên trò trống gì trong khi một số người làm được vô khối việc lớn lao to tát? Phải chăng họ có một khả năng siêu phàm và quỹ thời gian nhiêu hơn so với những người bình thường khác?

Quỹ thời gian của mọi người là như nhau, vì thế, câu trả lời không nằm ở chỗ chúng ta có bao nhiêu thời gian để làm các công việc đó như thế nào cho hiệu quả. Đa số các chuyên gia về quản lý nhân sự cho rằng để sử dụng thời gian của mình một cách tốt nhất, trước hết, mỗi cá nhân phải nhận định năng lực làm việc của bản thân dựa trên phân tích những điểm mạnh, điểm yếu đối với công việc mình đang đảm nhiệm, từ đó mà biết mình mong muốn điều gì trong sự nghiệp ở thời điểm hiện tại cũng như trong tương lai. Đây chính là công việc đặt cho bản thân mình một mục tiêu để hướng tới. Làm thế nào để xác định được mục tiêu chính xác? Trong kinh doanh hiện đại, người ta thường đề cập đến nguyên tắc SMART, tức là mục tiêu được xây dựng dựa trên những tiêu chí sau:

S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu;
M-Measurable: Đo đếm được;
A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình;
R-Realistic: Thực tế, không viển vông;
Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra.
Trong đó, tiêu chí “đo đếm được” gắn với những con số cụ thể. Ví dụ, mục tiêu của tôi là trở thành người giàu ,vậy giàu thế nào? nghĩa là cần phải có con số cụ thể để đo đếm được. Ví dụ một tỉ hay mười tỉ… Hơn thế nữa, chữ “M” còn mang tính động viên (Motivation), điều này sẽ luôn thôi thúc, tạo ra niềm mong muốn cháy bỏng để tập trung mọi hoạt động nhằm hướng tới mục tiêu nỗ lực phấn đấu để đạt được.

Cũng đối khi người ta nhầm lẫn giữa chữ “A” và chữ “R”. Tuy nhiên, điều “có thể thực hiện được” không đồng nhất với “thực tế”. Một người được mời về làm giám đốc tài chính ngân hàng thương mại cổ phần, bằng cấp chuyên môn và kinh nghiệm điều hành đều siêu hạng (A) mà không có “Chân” trong hội đồng quản trị (R) thì không thể có cơ hội trở thành tổng giám đốc của ngân hàng đó được. Từ ví dụ này có thể hiểu, nếu có đầy đủ điều kiện thuộc tiêu chí A mà thiếu đi tiêu chí R thì không thể đạt được mục tiêu. Điều này còn đúng hơn trong đời sống chính trị.

Bước tiếp theo sau khi xác định được Mục tiêu SMART là hãy viết mục tiêu đó ra giấy, đặt trên bàn làm việc hay bất cứ chỗ nào mà bạn có thể nhìn thấy hàng ngày. Cách này giúp bạn luôn nghĩ đến nó và thúc đẩy bạn hành động hướng tới mục tiêu đề ra.

Sau đó, hãy lập kế hoạch chi tiết để thực hiện. Như vậy, bạn sẽ tính được mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi năm bạn sẽ phải kiếm được bao nhiêu và rồi lên kế hoạch cụ thể để đạt mục tiêu đó, mỗi năm phải tiết kiệm mấy chục triệu, khi nào mua đất,cất nhà. Trong khi lập kế hoạch, cần thiết phải chia nhỏ mục tiêu ra để biết con đường bạn đi bao xa, bạn đã đi được chừng nào (đạt được bao nhiêu % kế hoạch) và tiếp tục bao lâu nữa để về đích. Điều này cũng giống như tầm quan trọng của những cột cây số khi đi trên đường vậy. Khi đó bạn sẽ biết hôm nay, ngày mai rồi tháng này và năm này phải làm gì. Tốt nhất, nên viết sơ đồ phân tích công việc hàng ngày để biết việc gì cần làm trước, việc gì làm sau, việc gì là quan trọng (important) và việc gì gấp, cần làm ngay (urgent). Tâm lý chung của chúng ta là việc gì dễ và thích thì làm trước, việc khó và không thích thì để lại làm sau.. Thật tệ hại là việc khó càng để lâu, càng khó thực hiện và đôi khi việc gấp lại không hề quan trọng. Hãy liên tưởng tới câu chuyện về chiếc bình và những viên sỏi, nếu ngay từ đầu bạn cho vào chiếc bình đầy cát thì sẽ không có cách nào để xếp những viên đá hoặc sỏi vào đó nữa nhưng khi bạn xếp lần lượt đá-sỏi-cát, bạn còn chứa được cả nước cùng trong một chiếc bình. Vấn đề quan trọng không phải chiếc bình chứa được bao nhiêu thứ mà quan trọng là bạn phải biết phân biệt được công việc nào là khó “đá hộc” và đâu là những viên sỏi hay cát trong cuộc đời, biết cách quản lý thời gian hiệu quả để cân bằng cuộc sống.

2 Cách quản lý thời gian hiệu quả thường được nhìn nhận từ 2 khía cạnh, người quản lý và nhân viên. Tại sao người chủ doanh nghiệp luôn cảm thấy thiếu thời gian và quá tải về công việc? Thường thì mức độ quá tải công việc của người quản lý tuỳ thuộc vào quá trình hình thành, quy mô doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh. Tuy nhiên, tâm lý chung của người lãnh đạo là luôn không hết việc. Những người tham công tiếc việc, làm việc đến 18 tiếng một ngày họ vẫn cảm thấy chưa đủ, đôi khi họ ao ước “phải chi 1 ngày có 25 tiếng, 1 tuần có 8 ngày và 1 năm có 266 ngày…” và họ luôn phạm phải một tội là “lấy cắp thời gian của gia đình”.

Vậy có phương pháp nào để cân bằng thời gian cho công việc, nghỉ ngời giải trí và cho gia đình? Với một doanh nghiệp mới ra đời thì hoàn toàn có thể chấp nhận được với sự quá tải về công việc và luôn phải làm thêm rất nhiều tiếng trong một ngày đối với người lãnh đạo. Nhưng tình trạng đó không thể kéo dài mãi, mấu chốt đầu tiên là người chủ doanh nghiệp phải biết cách xây dựng hệ thống, qui trình làm việc, tiếp theo là xây dựng ngay đội ngũ kế cận. Tiếp đến là phân quyền cho nhân viên thì đòi hỏi phải thật rõ ràng cụ thể, phải đặt niềm tin vào người được giao việc và hãy lùi lại phía sau để nhân viện có sự chủ động trong giải quyết công việc. Nếu các cấp quản lý bên dưới giải quyết các sự vụ tốt thì người lãnh đạo sẽ yên tâm làm những việc “khó” đúng vai trò của mình. Vì thế, điều quyết định hiệu quả quản lý thời gian của người lãnh đạo chính là hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên.

Ở khía cạnh nhân viên, để thời gian làm việc đạt hiệu quả cao nhất, nhân viên phải xác định được mục tiêu của mình, biết lồng ghép mục tiêu cá nhân với mục tiêu của doanh nghiệp để lên kế hoạch công việc của bản thân. Người quản lý nên hướng dẫn nhân viên xây dựng một mục tiêu Smart, sau đó cùng thống nhất nhau về mục tiêu đó. Khi đã có được sự đồng thuận giưa nhân viên và cấp quản lý thì việc còn lại chỉ là lên kế hoạch cụ thể để đạt mục tiêu đề ra. Việc phân biệt cái Important và cái Urgent đối với nhân viên không quan trọng như với người quản lý vì công việc của nhân viên thường theo chuyên môn cụ thể và ít những vấn đề phát sinh. Thay vào đó, tính kỷ luật về thời gian với bản thân là thứ cực kỳ quan trọng. Vì vậy, khi đã thống nhất về mục tiêu giữa cấp quản lý và nhân viên đó sẽ có động lực làm việc và họ sẽ tận dụng tối đa thời gian làm việc để đạt mục tiêu.

Source: http://www.chungta.com.vn/Desktop.aspx/PT-KyNang-SuNghiep/Lam/Nguyen_tac_SMART_trong_quan_ly_thoi_gian/